Aus der Forschung
In eigener Sache: Das neue HelmholtzNET
Bis jetzt nutzen ca. 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das HelmholtzNET – vor allem die Gruppenbereiche. Dabei war das bisherige HelmholtzNET technisch gar nicht als Kollaborations-Tool angelegt und ist daher längst an seine Grenzen gestoßen. Zeitgemäße Funktionen zur Zusammenarbeit wurden häufig nachgefragt, konnten aber kaum abgebildet werden.
Dies soll nun anders werden. Das neue HelmholtzNET basiert auf der weltweit meist genutzten Intranet-Software MS Sharepoint 2010. Die bereits bestehenden Benutzerprofile werden in das neue HelmholtzNET migriert, die Nutzer erhalten zum Onlinegang im Frühjahr 2013 eine Einladung zur Bestätigung ihres Accounts.
Die Haupt-Anwendungen im HelmholtzNET
1. Anträge und Gutachten:
Die Geschäftsstelle stellt Ausschreibungsunterlagen und Formate online zur Verfügung. Antragsteller können ihre Anträge online einreichen, es ist nur noch eine Hardcopy erforderlich. Die Anträge werden von Gutachtern geprüft und deren Bewertungen online abgegeben. Auch Sachberichte zu laufenden Projekten können über das System eingereicht werden.
2. Programme Evaluation:
Diese Plattform dient der Durchführung der Programmbegutachtungen. Zum einen werden den Gutachtern die notwendigen Informationen bereitgestellt; zum anderen dient sie der gemeinsamen Erstellung des Berichts. Dazu können die einzelnen Abschnitte parallel bearbeitet werden; der Austausch und das fehleranfällige Kopieren und Einsetzen von Bausteinen entfällt. Eine Export-Funktion sorgt schließlich für die Ausgabe im gewünschten Format für die Helmholtz-Gremien.
3. Gruppenbereiche:
Dies ist der bisher meist genutzte Teil des HelmholtzNET: Arbeitskreise, Arbeitsgruppen und freie Projektgruppen arbeiten in einem nur für Mitglieder zugänglichen Bereich mit Dokumentenaustausch, Email-Verteiler, WIKI und Kalender. Im neuen HelmholtzNET können auch externe Gäste Mitglied werden. Benachrichtigungen über Neuigkeiten sind individuell einstellbar, und Helmholtz-User können eigene Gruppenbereiche anlegen. Es ist möglich, eine öffentliche Seite für alle Nutzer anzulegen.
4. HelmholtzBox:
Die HelmholtzBox erlaubt einen einfachen Austausch von Dateien sowohl mit internen als auch externen Personen. Anwendungsfälle sind die Online-Bereitstellung von Sitzungsunterlagen oder der Datenaustausch mit externen Dienstleistern. Jeder Nutzer kann sich eine HelmholtzBox einrichten.
5. Intranet:
Hinzu kommt ein schlanker Informationsteil mit nützlichen Inhalten, bekannt aus dem alten HelmholtzNET. Dazu zählen Zentrenübersichten, Hotelinformationen sowie Hinweise zur Raumbuchung in den Geschäftsstellen und im Büro Brüssel.
An dieser Stelle möchten wir uns für die Teilnahme an der HelmholtzNET-Umfrage und Ihren Input bedanken. Wir freuen uns auf das HelmholtzNET und hoffen, damit ein nützliches Werkzeug für die Helmholtz-Gemeinschaft geschaffen zu haben.
